为了加强建设工程档案管理，规范工程档案的归档和整理工作，维护建设工程档案的完整与安全，便于档案的管理与利用，更好地为泉州城市建设工作服务。根据国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB／T50328-2001)和《城市建设档案案卷质量规定》(建办[1995]697号)精神，结合我市具体情况制定本规范。

    一、工程文件的归档范围

    １、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

    ２、工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。工程有关责任人签字和单位盖章应同时备案(参见附录B)。

    二、归档文件的质量要求

    １、归档的工程文件应为原件。

    ２、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

    ３、工程文件的内容必须真实、准确、完整，有完备的签章手续，与工程实际相符合。

    ４、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如炭素墨水、蓝黑墨水。不得使用易褪色的书写材料。

    ５、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备。

    ６、工程文件中文字材料幅面应为A4幅面，应采用40g以上的白色书写纸，左侧应留出25mm的空白以便于装订。图纸应采用国家标准图幅，做到规格统一，比例适当。

    ７、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

    ８、所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章样式应符合附录B的要求。

    ９、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

    10、施工图章应使用红色印泥，加盖在图标栏上沿空白处。

    三、组卷的原则和方法

    １、组卷要遵循城建文件材料的形成规律，保持案卷内建设工程档案材料的系统联系，并便于保管和利用。

    ２、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

    ３、不同保管期限的文件应分别组卷，建设管理文件(包括计划、征地、规划管理文件等)和工程地质、水文气象地震文件为永久保管文件；工程质量保证文件(包括建筑材料合格证和试验、测试报告等)、施工技术文件(包括隐蔽工程检查、技术复核文件、系统测试文件等)和监理文件为长期保管文件；施工管理文件(包括施工组织设计、安全技术交底、施工日记等)为短期保管文件。

    ４、案卷厚度一般不超过15mm，以便于保管和利用。

    ５、卷内不应有重份文件。

    ６、立卷采用以下方法：

    ⑴建设项目文件可按照建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工（监理）文件、竣工图和竣工验收文件等部分。

    ⑵工程准备阶段文件可按按建设程序、专业形成单位等组卷。

    ⑶施工（监理）文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

    ⑷竣工图按单位工程、专业（建筑、结构、水、暖、电等）顺序排列，同专业图纸按图号顺序组卷。

    ⑸设备档案材料按依据性材料、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试、设备运转、维修等组卷。随机图样可单独组卷。

    四、案卷内文件材料的排列

    １、建设管理性文件材料按文件问题、时间或重要程度排列。

    ２、卷内同一事项文字材料按照审批文件在前，附件及申请文件在后的顺序排列。

    五、案卷的编目

    １、编制卷内文件的页号应符合下列要求：

    ⑴案卷内文件材料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。页号使用页码机依次打印号码，页码机油墨颜色采用黑色或蓝黑色。

    ⑵页码编写位置：单面书写的文件材料在右上角；两面书写的文件材料，正面在右上角，背面在左上角。

    ⑶成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

    ⑷案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

    ２、卷内目录的编制应符合下列要求：

    ⑴卷内目录式样如附录C所示。

    ⑵序号：以1份文件为单位，用阿拉伯数字从l依次标注。

    ⑶文件编号：填写文件材料原有的文号或图号。

    ⑷责任者：填写文件材料的直接形成单位或主要责任者；

竣工图应填写编制竣工图的施工单位。

    ⑸文件题名：填写文件材料标题的全称或图纸的图名。

    ⑹日期：填写文件形成的日期。

    ⑺页次：填写文件材料所在卷内的起始页号。

    ⑻总页数：本卷（册）文件材料总页数，填写在最后一份文件材料的目录备注栏内。

    ⑼卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。

    ３、卷内备考表的编制

    ⑴卷内备考表的式样如附录D所示。

    ⑵卷内备考表主要标明案卷文件材料的总页数、各类文件材料页数（或照片张数），以及立卷单位对案卷完整、准确情况的说明。

    ⑶卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。

    ４、封面编制

    ⑴封面式样及尺寸如附录E所示。

    ⑵封面中，分类号、档号、档案馆号、保管期限、密级等项目由城建档案馆填写；案卷题名、编制单位（责任者）、编制日期（起止日期）、移交单位以及总卷数、卷的顺序号、页数等由编制单位填写。

    ⑶案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料内容，包括建设单位(立档单位)名称，工程地址，工程项目名称，专业特征及文件材料名称等。

    ⑷编制单位(责任者)填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。准备阶段和竣工验收文件的编制单位为建设单位。

    ⑸编制日期(起止日期)填写案卷内文件材料的起止日期。

    六、案卷装具制成材料的质量要求

    卷内目录、卷内备考表、案卷内封面、卷皮（卷盒）激光打印用纸应采用70g以上白色书写纸制作;卷皮应采用135g以上的无酸纸制作；卷盒应采用135g以上双裱压制的无酸纸制作。

    七、案卷装订要求

    １、装订前必须剔除金属物，对破损或幅面偏小的文件材料应裱糊修补。

    ２、案卷内幅面超大的图样(或文件材料)应采用手风琴式折叠为292mm×205mm统一幅面，文件材料折叠时在上方和右方各层应对齐。卷内图纸的折叠应避免集中在同一部位重叠，以保持案卷平整，图标栏显露在正面。

    ３、封面、卷内目录、备考表的文字一律采用激光打印机打印，以达到美观清晰和长久保存的要求。其中：卷内目录采用楷书五号字体，封面采用宋体小一号字体。

    ４、卷皮脊背厚度与卷内文件材料厚度相适宜，使案卷脊背饱满；文件材料要紧靠脊背装订，最大误差不大于2mm。

    ５、案卷装订应采用线绳三孔左侧装订法，文件材料要码齐，三孔成一线，孔距分布均匀(>73mm)，线绳绑扎要牢固。

    ６、案卷装订完成后，应按文件材料内在联系的紧密程度，分别装盒。

    ７、卷盒封面(脊背)应采用激光打印标明档案内容。要求纸张尺寸适宜,粘贴平直,不起泡,不翘边,无污损。

    八、建设工程声像档案归档要求

    １、声像档案，应随普通纸质档案一起报送。

    ２、各类工程均须有开工前、施工中及竣工后三个阶段的照片。照片、底片一一对应。

    ３、整理照片档案时，应对每一张照片分别注明以下要素：照片题名、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间以及照片说明等。

    ４、根据照片数量多少来组卷，数量在10张以上的应单独组卷，数量少的可与文件材料卷组卷在一起。

    九、建设工程电子数据文件报送要求

    电子数据文件包括有关设计（含施工、监理）文件和工程级、案卷级、文件级著录文件，应与纸质档案同时报送。电子数据文件的格式由市城建档案馆具体规定。

  十、建设工程档案的验收与移交

    １、列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

    ２、城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：

    ⑴工程档案齐全、系统、完整；

    ⑵工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；

    ⑶工程档案已整理立卷，组卷及案卷质量符合本规范要求；

    ⑷竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；

    ⑸文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；

    ⑹文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

    ３、列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内,必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。

    ４、建设单位向城建档案馆(室)移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交清单，双方签字、盖章后交接。移交清单式样如附录F所示。

    十一、以上规定由泉州市城市建设档案馆负责解释。

    十二、本规定自发布之日起生效。

附件1、建设工程文件归档范围和保管期限表.doc
附件2、工程竣工档案寄存申请表.doc
附件3、责任人签章备案表.doc
附件4、施工档案报送申请表.doc
附件5、施工档案自检表 房建.doc
附件6、施工档案自检表 市政.doc
附件7、竣工档案报送补充说明.doc

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